Separe o que você vende do que você usa
O primeiro passo é separar dois tipos de item. Produto de venda é o que sai com o cliente: uma pastilha, um aromatizante, uma palheta. Insumo é o que você consome para fazer o serviço: shampoo, cera, massa de polir, luvas, película.
Os dois entram no estoque, mas o insumo não aparece para o cliente: ele é baixado pelo serviço que o consome. É isso que permite saber o custo real de uma lavagem ou de um polimento.
Compra numa unidade, usa em outra
Você compra o shampoo em galão de 5 litros, mas usa 80 ml por lavagem. Compra a massa em pote de 1 kg e usa em gramas. Compra a película em rolo e usa em centímetros. Se o controle não converte as unidades, ninguém consegue manter o estoque certo.
A regra é cadastrar o insumo na unidade de uso (ml, g, cm) e informar quanto vem na embalagem. Assim o custo de cada ml é calculado sozinho, e cada serviço desconta exatamente o que consumiu.
Estoque mínimo é o que evita a correria
Para cada item importante, defina um estoque mínimo: a quantidade que dá tempo de comprar antes de faltar. Uma conta simples ajuda:
- Quanto você usa por semana.
- Quantos dias o fornecedor leva para entregar.
- Uma margem de segurança para semanas cheias.
Entrada de mercadoria também é controle
Toda compra precisa entrar no estoque e no contas a pagar ao mesmo tempo. Quando a compra entra só no estoque, o financeiro não fecha; quando entra só no financeiro, o estoque mente. Registre uma vez, no lugar certo, e deixe o sistema distribuir.
E no Oxten?
No Oxten o insumo é cadastrado com a conversão de unidades e ligado aos serviços que o consomem. Quando a venda é finalizada, os produtos vendidos e os insumos saem do estoque automaticamente, e o sistema avisa quando um item fica abaixo do mínimo.
- Compras e entradas lançam o estoque e o contas a pagar de uma vez, inclusive parcelado.
- Na Cotação, o Oxten junta os itens com estoque baixo e cota nas lojas parceiras.