Dúvidas sobre o Oxten Gestão Automotiva

Você se cadastra no site com o nome da empresa, o seu nome, e-mail, WhatsApp e uma senha. A empresa é criada na hora no plano Básico, com 15 dias para usar o sistema de verdade, com os seus clientes e serviços. Se assinar antes do fim, os dias que faltam do teste são somados ao plano contratado.

Não. O teste começa sem cartão e sem pagamento. Você só paga se decidir continuar.

A empresa fica em modo leitura: você continua vendo tudo o que cadastrou, mas não lança nada novo até pagar. Ao entrar, o administrador é levado para a tela Minha assinatura. Os dados não são apagados.

O Básico (R$ 69,90/mês) tem 2 usuários, 2 GB de armazenamento e 100 créditos de IA por mês, com todas as funções do sistema, menos as campanhas de WhatsApp e a Inteligência Comercial. O Completo (R$ 149,90/mês) tem usuários ilimitados, 10 GB, IA ilimitada, campanhas, Inteligência Comercial, o filtro Oportunidades e os retornos sugeridos pela IA.

Pela tela Minha assinatura, dentro do sistema, com Pix ou cartão. Dá para pagar mensal, semestral (5% de desconto) ou anual (10% de desconto).

Pode. Em Minha assinatura você troca do Básico para o Completo (ou o contrário) e escolhe o período. Os seus dados continuam os mesmos.

Não tem fidelidade: você pode cancelar quando quiser, é só não renovar. O Oxten continua liberado até o fim do período que você já contratou e, depois disso, os dados ficam guardados para consulta.

Cada ação de inteligência artificial vale 1 crédito: analisar a conversa de um cliente, uma busca na cotação com a IA, ler a foto de um produto ou uma pergunta respondida pelo Assistente Oxten. O Básico tem 100 por mês (renovam no dia 1) e aceita pacotes extras de +100 (R$ 14,90) ou +300 (R$ 34,90), que valem 30 dias. No Completo a IA é ilimitada.

Fotos, anexos, áudios e documentos ocupam espaço (2 GB no Básico, 10 GB no Completo). Se encher, você pode passar para o Completo ou conectar o Google Drive da empresa: com o Drive conectado, os arquivos vão para lá e o limite do Oxten não bloqueia os envios.

Não. O Oxten funciona no navegador do computador, do tablet ou do celular. É só entrar com o seu e-mail e senha.

O Oxten Gestão Automotiva foi feito para estéticas automotivas, lava-rápidos, oficinas mecânicas e centros automotivos: empresas que agendam, executam serviços em veículos, usam produtos e pagam mão de obra.

Pelas aulas de Primeiros passos: dados da empresa, tema, checklist, vagas e usuários. Depois cadastre os produtos, insumos e serviços, e já dá para agendar e vender.

Tem. São videoaulas curtas de cada tela, abertas no site e também dentro do sistema, na Base de conhecimento. Muitas telas têm o botão de ajuda que abre a aula certa.

Sim. Em Configurações, Importar e exportar, você baixa a planilha modelo ou envia a planilha do seu sistema antigo (Excel ou CSV) com clientes e veículos, produtos e serviços. O Oxten mostra uma prévia antes de gravar, aponta os erros de cada linha e não duplica cadastros. E quando quiser, exporta tudo de volta em planilha.

Pelo QR Code, com o celular da empresa, do mesmo jeito que você conecta o WhatsApp Web: Aparelhos conectados → Conectar um aparelho. O Oxten avisa se a conexão cair.

Confirmação do agendamento (24 h e 2 h antes), checklist de entrada com fotos, orçamento para aprovar, PDF da OS e do recibo e o aviso de carro pronto. O cliente responde com números (1, 2, 3) e o sistema registra a resposta.

Não. As conversas ficam salvas no Oxten, no Histórico do WhatsApp e na ficha do cliente.

Sim, com as campanhas de WhatsApp do plano Completo: público, mensagem com o nome do cliente e imagem, intervalo entre mensagens, limite por dia e horário. Quem não quiser mais receber sai pelo link ou respondendo SAIR.

Sim. Cada usuário tem um perfil (são 8 prontos) e as permissões podem ser ligadas e desligadas por ação. Um operacional, por exemplo, não vê os valores do financeiro.

Sim. A Auditoria guarda quem fez o quê, inclusive o valor antes e depois e os dados do que foi excluído.

Não. Você desliga o acesso dele e todo o histórico continua guardado, inclusive a mão de obra e os vales.

Escolha a unidade Mililitro, em Paguei pela embalagem coloque o valor do galão e em Vem na embalagem escreva 5 litros. O Oxten converte para 5.000 ml e calcula o custo de cada ml.

Pode. Em Tenho agora e Estoque mínimo, digite com a unidade (ex.: 10 litros, 1 kg, 30 metros) que o Oxten converte para a unidade do produto.

Edite o produto e em Tenho agora coloque a quantidade nova. A diferença vira uma movimentação de Ajuste manual, com data e quem fez.

Sim. Quando a venda é finalizada, os produtos vendidos e os insumos cadastrados em cada serviço saem do estoque automaticamente.

Só avisa quem tem estoque mínimo maior que zero. Coloque o mínimo no cadastro do produto.

Não. Tudo fica salvo no Oxten: use o botão Histórico no WhatsApp do Oxten ou Conversas WhatsApp na ficha do cliente.

Na OS, abra o menu WhatsApp, clique em Enviar checklist e escolha Enviar com fotos. O cliente responde 1 para confirmar que está ciente.

Clique em Ler QR agora e, no celular da empresa, vá em Aparelhos conectados, Conectar um aparelho, e aponte para o QR Code.

Despesa é o dinheiro que sai (aluguel, produtos). Receita é o que entra fora das vendas. Vale é o adiantamento ao colaborador, descontado depois da mão de obra dele.

A venda no cartão fica em A receber até o dinheiro cair na conta, conforme o prazo da maquininha. No dia certo ela entra sozinha no saldo, já sem a taxa.

Confira o saldo inicial da conta e use o extrato: clique em Conferir em cada movimento e marque Bateu com o banco ou Divergente para achar a diferença.

No extrato da conta, clique em Desfazer transferência: o valor volta para a conta de origem.

No site ou no aplicativo da maquininha. Cadastre em Financeiro, Cadastros, Maquininhas, com o prazo (0 = na hora, 1 = um dia útil) e a taxa de cada forma.

Clique no lápis da conta e mude a situação para Aberto. Ela volta para A pagar.

Lance uma despesa com o valor total, vencimento no dia da fatura, forma Crédito e escolha Dividir em parcelas. O sistema cria uma conta por mês.

Vá até o mês da parcela e clique em Pagar com a data de hoje. Ela sai do A pagar daquele mês.

Cadastre como conta fixa com um valor aproximado. Quando chegar a fatura, em Contas fixas clique em Lançar fatura e digite o valor real.

Na lista de lançamentos aparece o nome de quem lançou. O histórico completo fica em Configurações, Auditoria.

Monte uma equipe em Equipe e acessos → Equipes. Na OS, em Mão de obra, informe o valor e escolha a equipe como executor: o valor é dividido igualmente entre os membros ativos.

Não: o vale é sempre lançado na pessoa que recebeu, para ser descontado certinho no acerto dela.

Contabilidade: ele consulta o financeiro, as vendas e os relatórios, sem poder alterar nada.

O Administrador tem acesso total e é o único que mexe em usuários e permissões. O Administrativo coordena a loja (clientes, agenda, vendas, OS e estoque), mas não lança nem apaga contas no financeiro.

Em Equipe e acessos → Permissões, escolha o perfil e, no módulo Ordens de serviço, desligue Finalizar OS ou Cancelar OS. Salve: a opção some da OS para quem tem esse perfil.

Não. Vale assim que ela abrir a próxima tela do sistema.

O Painel mostra os quadros de acordo com o perfil. O Administrador vê tudo; perfis como Atendente, Operacional ou Estoque não veem, por exemplo, os valores do financeiro. Confira o perfil e as permissões em Configurações → Equipe e acessos.

Não. O checklist de entrada é obrigatório para iniciar a execução e o cliente precisa estar ciente. Ele protege a loja de questionamentos sobre avarias que o carro já tinha.

Imprima o checklist (Imprimir → Imprimir checklist) para ele assinar, ou envie pelo WhatsApp: o cliente responde 1 para declarar ciência e a OS registra na hora.

As listas valem para todas as OS, inclusive as antigas. Renomear ou apagar um item muda como ele aparece nelas. Renomeie com cuidado e só apague itens que nunca foram usados.

Sem vagas cadastradas, o sistema só avisa do conflito. Cadastre as vagas em Configurações → Dados da empresa → Agenda e vagas e clique em Salvar vagas: aí a mesma vaga não aceita dois carros no mesmo horário.

Essas são só exemplos. As vagas passam a valer depois que você confere os nomes e clica em Salvar vagas.

Com o e-mail de acesso e a senha cadastrados em Configurações → Equipe e acessos → Usuários. O login (apelido) é só uma identificação interna.

Não precisa apagar: clique em Editar e desligue "Acesso liberado". Ele perde o acesso na hora e todo o histórico dele continua guardado.

Em Equipe e acessos, clique em Editar no usuário, digite uma senha nova (ou clique em Gerar) e salve. Depois passe a senha para ele.

No plano Básico são 2 acessos ativos (aparece em "Seu plano: X de 2"). Desative quem não usa mais ou passe para o plano Completo, com usuários ilimitados, em Minha assinatura.

Digite o que procura na caixa "Procurar no menu", no alto do menu (ex.: "vale", "tema", "usuário"). O menu mostra na hora o caminho certo. Para achar um cliente, placa, venda ou OS, use a busca geral no topo ou aperte Ctrl + K.

É a quantidade de avisos do sistema esperando por você, como o dia de acerto de um colaborador ou o armazenamento ficando cheio. Clique no sino para ver e abrir cada aviso.

Clique no seu nome, no canto de cima da tela, para abrir o Meu perfil. Lá você troca a senha e atualiza os seus dados.

A logo, o nome, a razão social, o CNPJ, o telefone e o endereço saem nos orçamentos, recibos e ordens de serviço que o cliente recebe. A logo também aparece no topo do menu.

A logo precisa estar em JPG (até 10 MB). Se aparecer o aviso de armazenamento cheio, aumente o limite ou conecte o Google Drive em Dados da empresa → Armazenamento.

Os próximos documentos já saem com os dados novos assim que você salvar. Basta voltar em Dados da empresa, corrigir e clicar em Salvar dados.

Em Configurações → Tema e identidade, clique em "Voltar ao padrão". As cores originais do Oxten voltam na hora.

Sim. O botão ao lado do sino, no topo da tela, troca entre claro e escuro só para você. O tema da empresa continua igual para o resto da equipe.

Em Configurações → Dados da empresa → Preferências, informe por quantos dias o orçamento vale e escreva as observações padrão. Todo orçamento novo já vem preenchido (e você ainda pode mudar em cada um).

A mensagem do recibo sai no final do recibo (impressão e PDF enviado ao cliente). O termo de autorização sai no documento da ordem de serviço, com o espaço para o cliente assinar.

Não. O dinheiro já saiu quando o vale foi lançado. O desconto só liga o vale ao serviço que o colaborador fez, para o saldo dele ficar certo.

A tela antiga olhava só os serviços do período escolhido, mas somava todos os vales. A tela de Acertos mostra um saldo único por pessoa (todos os serviços em aberto menos todos os vales em aberto), igual ao relatório.

Em Financeiro → Mão de obra, abra o Extrato da pessoa e clique em Desfazer pagamento na linha do pagamento. Os serviços voltam a ficar em aberto, o lançamento sai do financeiro e o dinheiro volta para o saldo da conta. Depois faça o acerto de novo com o valor certo. Não lance outro valor por cima para compensar.

Se o vale ainda não foi descontado, abra em Financeiro → Lançamentos e corrija a pessoa (ou exclua e lance de novo na pessoa certa). Se já foi descontado, abra o Extrato da pessoa em Financeiro → Mão de obra e clique em Desfazer desconto nesse vale; se esses serviços já tinham sido pagos, desfaça antes o pagamento. Depois corrija o vale.

Em Financeiro → Mão de obra, abra o Extrato da pessoa e clique em Desfazer na linha da devolução ou do ajuste. Os vales voltam a contar no saldo e, se era devolução, a receita sai do financeiro. Depois registre de novo do jeito certo.

No Acertar aparecem três caminhos: deixar para o próximo acerto (a dívida é descontada dos próximos serviços), receber agora (entra como receita na conta escolhida) ou ajuste/perdão (zera parte da dívida, com motivo obrigatório).

Pode. No Acertar, mude o valor antes de confirmar. O que faltar continua no saldo dele, esperando o próximo acerto.

Pela regra escolhida em "Como o acerto funciona": quando a OS é finalizada, ou só quando o cliente paga a venda (bom para terceiros, que recebem depois que a empresa recebe). Enquanto isso o valor aparece em "Aguardando liberar".

Em Financeiro → Mão de obra, no quadro "Como o acerto funciona", marque "Descontar vales automaticamente" e salve. A cada poucos minutos o sistema desconta sozinho os vales dos serviços liberados.

No cartão da pessoa, clique em "Enviar extrato": abre o WhatsApp no número cadastrado dela com um link que vale 30 dias. Para terceiro sem telefone, use "Copiar extrato" e mande o link por onde quiser.

"Pago fora do sistema" são serviços marcados como pagos sem lançamento no financeiro (forma antiga de quitar). "Ajuste de registros antigos" junta diferenças de acertos feitos antes do controle atual, para o extrato fechar com o saldo de hoje.

No cartão da pessoa, clique em "Rotina" e escolha semanal, quinzenal ou mensal. No dia do acerto aparece um aviso no sino e no cartão.